文件夾知識管理

Ⅰ 電腦文件怎麼歸類

工作中往往會觸及很多方面的資料，如果沒有自己的一個邏輯順序來整理文檔資料，常常就是滿電腦桌面都是excel表格、Word文檔、PPT等。電腦顯得亂且難看，需要的時候找半天，因此建立一個有序的文檔層次很有必要！下面是我的一些分享，供大家參考！

1、按類別。對於不同模塊的資料，建立不同的文件夾，存放相應的資料。這個是最為普遍的做法，我想說的在命名上的小技巧：【加序號】！根據重要程度、使用頻率等情況，將常用的文件夾靠前一些，，加上序號的看起來會很有條理性。

2、按時間。比如年份、月度、周次等，適用於一些常規、按固定時間發生的工作資料整理，如考勤、周報等等。
3、按名稱+時間。加上時間的好處是便於區分，另外以後找資料看起來一目瞭然，如果我命名為「新員工培訓1、新員工培訓2……」，日後需要找5月18日的資料，想想就知道多不方便了。

4、按發展邏輯順序，舉辦一次培訓活動，總體而言有3個階段：培訓前、中、後三個階段的准備工作，我們以此邏輯順序為根據整理資料也是很清楚的。
5、按姓名+文件名稱（+時間）。有的資料是按個人來區分的，這里我的建議是將人名提前！！有的人習慣是「文件名稱+姓名」，這樣做是不提倡的。因為我們肯定是將一個類型的文件放在一起，區別僅僅在於人，將人名放前面更方便區分，另外，如果文件名稱過長呢，不能完全顯示，人名在後區分就更加不便。根據需要，還可以加上時間。

6、按文件名稱+編號。有些文檔存在多次修改校對的情況，在後面加上編號以示區分

Ⅱ 有什麼好的知識管理軟體

國內外頂級的10個知識庫管理系統（含開源、免費）

1.PingCode

國內最推薦的一款企業級知識管理系統，簡單易用，功能成熟，服務口碑好，2022年入選36氪發布的年度口碑企服產品榜單 TOP 36。

在軟體開發團隊的使用體驗遠超其他團隊，但同樣被非常多的市場、銷售、項目經理等各種部門廣泛用於團隊知識庫創建、項目文檔的管理、文檔的在線編輯協作、跨團隊信息共享、集體討論、幫助中心、產品介紹、開發文檔、在線手冊等製作。

PingCode 知識庫工具主要功能包括但不限於：

• 多人實時在線協同編輯、信息實時保存同步、歷史版本快速追溯；

• 文檔支持共享、關注、評論、批註，可在消息/飛書等第三方賬號收到提醒；

• 支持富文本編輯，支持插入圖片、表格、思維導圖、視頻、Markdown、代碼塊、頁面、附件等，支持模板創建、復用；

• 與談慎野研發項目管理、測試管理具體工作項深度關聯，形成「需求-開發-測試-知識沉澱」管理閉環；

• 頁面與工作項相互關聯，頁面支持插入工作項及工作狀態，具體工作項可直接關聯知識庫或頁面；

• 支持頁面級的許可權管控、以及水印、審計等安全能力；

之所以說 PingCode 在軟體開發團隊使用體驗更佳是因為：PingCode 除了有知識管理子產品外，產品矩陣覆蓋了研發全生命周期，具備目標管理、產品管理、項目管理（敏捷/kanban/瀑布）、測試管理、缺陷追蹤、項目文檔管理、效能度量等不同的子產品，客戶可以按需購買。並且集成了github、gitlab、jinkens、企微、飛書等主流工具。

軟體優點：

• 產品開箱即用，簡單易上手，產品服務口碑好；

• 為25人以下團隊免費提供基礎版本；

• 國產化，支持信創、麒麟等；

• 支持私有部署、定製化以及Saas等購買方式；

• 國際信息安全體系認證和精細許可權管控，安全有保障；

  軟體缺點：

• 不支持多語言；

• 無法滿足網路這類知識庫的搭建；

PingCode 官網

2.Confluence

與 PingCode 一樣是一個為軟體開發團隊打造的團隊級知識庫子產品。澳大利亞 Atlassiana 公司的產品，在國內算是比較知名的的企業知識管理與協同軟體，可以用於構建企業wiki，具有成熟的功能，與 PingCode 知識庫一樣，能夠直接關聯研發管理的各環節。它強大的編輯和站點管理特徵孝基能夠幫助團隊成員之間共享信息、文檔協作、集體討論，信息推送。

工具優點：

• 文檔的組織：在左側目錄欄，所見即所得地一次操作完成目錄結構與頁面創建；

• 豐富的文檔模板：專門針對技術團隊的文檔系統，所以具有各種豐富的模板；

• 關聯研發過程：技術團隊認為Confluence好用，確實是因為它針對技術團隊特點，細致地解決了場景化問題；

• 非常豐富的插件：Confluence 集成了國外幾乎所有主流的工具。

工具缺點：

• 隨著人數的增加，管理變得復雜：在cofluenence中，每增加一個人，就必須手動添加，並配置數十個或數百個頁面的許可；

• 免費版本的Confluence功能非常有限；

• Confluence非常昂貴，例如100人的情況下，Confluence需要10萬大洋/年，而國內的PingCodeWiki等同類工具只需要2-3萬/年。

• 對國內用戶不友好：Atlasian在2021年宣布停止國內本地版銷售，逼用戶上雲，而國內使用雲版又要翻牆。

• 非技術團隊使用高學習成本：Confluence可以用於營銷和人力資源，但許多員工可能會被軟體性質所需的技術知識所阻止；

• 國內不設公司，服務全部由代理商完成，而且價格不便宜(有的代理實施費用1萬/天)。

官網：https://www.atlassian.com/software/confluence

3.MediaWiki

MediaWiki全球比較著名的開源wiki程序之一，最適合企業用來搭建網路、知識庫查詢等用途，企業內部使用可能會帶來過高的成本。它運行於PHP+MySQL環境。MediaWiki從2002年2月25日被作為維基網路全書的系統軟體，並有大量其他應用實例。僅從這點來看其功能的強大和成熟度毋庸置疑，所以也不過多含喊介紹。

工具優點：

• 經受過重量級應用的考驗，功能豐富卻架設簡單；

• 全世界最大的wiki項目維基網路是使用mediawiki的成功範例，數據量、訪問量都超級龐大；

• mediawiki的功能非常豐富，支持多語言版本，充分滿足知識站點的需要；

• 運行環境要求很低，架設過程簡潔，即使新手也可以迅速建立自己的站點

• 最大的wiki程序社區；

• mediawiki是應用最廣的wiki程序，數以萬計的網站在使用它，很容易找到範例站點；

• 有大量的熱心參與人員參與研究，資料多，容易找到互相交流的朋友；

• 持續開發，程序特性功能不斷完善，保證未來的支持。

工具缺點：

• 強大的功能帶來了非常高的學習成本；

• 除此以外，作為國外工具永遠存在的風險都是禁用，俄羅斯就是很好的例子；

• 後台管理功能不是十分簡單友善，僅通過簡單的特殊頁面完成這些功能，大部分系統設置是依靠配置文件而非直接界面設置；

• 一般環境下，雖然內置部分緩沖機制優化運行，mediawiki的運行速度相對其他wiki程序要差很多。mediawiki的目標是為維基媒體項目服務，很多華麗的性能特徵要在高端設備環境（多伺服器，多資料庫，反向緩沖squid伺服器陣列，大量額外的PHP緩沖引擎）中才能體現；

官網：https://www.mediawiki.org/wiki/MediaWiki

4.Gitbook

非常適合程序員用來做個人知識庫的產品：GitBook是一個基於 Node.js 的命令行工具，可使用 Github/Git和 Markdown來製作精美的電子書。美觀、好用非常適合用來搭建官網上的知識庫、幫助中心，他們自身的官網就是基於此搭建的（如圖）。除此以外，也非常適合程序員用來做個人知識庫，更好的一點是，gitbook支持直接發布在github博客系統上， 你可以把你的作品放在github上，別人可以來fork可以來幫你糾錯，給你發pull request。除此以外GitBook 的第三方插件很豐富。

軟體缺點：

• 雖然能製作出優美的官網文檔，但在官網的SEO優化方面存在一定的問題；

• 近幾年官方這樣疏於維護的情況下，在2021年的今天，你要做好遇到很多坑的心理准備

官網：https://www.gitbook.com/

5.語雀

更適合做個人筆記工具的知識庫：語雀，是螞蟻集團旗下的在線文檔編輯與協同工具，2015年內部孵化的項目，2022年發布移動端。使用了「結構化知識庫管理」，形式上類似書籍的目錄。與其他產品可以隨意建立文檔不同，語雀上的每一篇文檔必須屬於某一個知識庫，語雀希望通過這樣的產品設計，來從源頭上幫助用戶建立起知識管理的意識，培養良好的知識管理習慣。除此以外，它能夠滿足「卡片筆記」這種方法論下的筆記記錄方式。同時也具備一定的團隊協作能力。

軟體優點：

• 可以全局搜索：騰訊文檔無法全局搜索，就無法找到一些文檔。

• 語雀的插入功能豐富：特別是表格很好用，而印象筆記的表格真的不太好用。思維導圖雖然不是很完美，但已經比很多文檔筆記產品的思維導圖都好用很多了，感受最深的就是可以拖動畫布。

• 語雀的畫板很好用：功能豐富，滿足很多要求，這是其他筆記文檔工具都不具備的

• 語雀的電腦端可以直接操作文檔：很多人說飛書好，但是我作為一個辦公喜歡電腦端軟體的的人來說，使用飛書電腦端操作操作，要跳轉到瀏覽器，這樣真的很不舒服。

軟體缺點：

• 感覺語雀在用戶體驗上有一些反常識的設計，操作繁復，十分的不便利，比如：知乎文章《語雀的缺點和優點》中吐槽的；

• 更適合個人，團隊協作能力較弱；

• 無法保持登錄，經常需要重復登錄；

官網：https://www.yuque.com/

6.wiki.js

它是一款輕量級、功能強大的 wiki 開源項目，擁有評論、Markdown編輯器、圖片上傳、標簽、全局搜索、協同編輯、編輯歷史、用戶管理、谷歌分析等功能，重點是支持中文，而且支持高度自定義。用到的技術棧也不同於老舊的 wiki 系統，它採用了 Node.js、PostgreSQL、Vue.js、Docker 等技術。

工具缺點：

• 訪問載入速度較慢，可能是國外產品的關系；

• 雖然 wiki.js 更新積極、提交頻繁，但目前它還不支持自定義主題；

• 對中文搜索不友好，默認不支持中文搜索，需要採用 ES 但這樣就不再輕量，或者採用 pg 插件讓 pg 支持中文分詞；

• 中文翻譯覆蓋率並不像官網展示的 100%，管理後台里還是有未翻譯的地方；

項目地址：https://github.com/requarks/wiki

7.DokuWiki

開源免費，輕量級網路系統不需要資料庫即可運行，不少人搭建的wiki就是選用的這個，總的來說需要的功能都有，模板和插件很多，最大的問題是中文資料比較少，官網下載速度也有點慢。對了，下載的時候最好把「更新」插件一起下載這樣後續更新就方便很多。

官網：https://www.dokuwiki.org

開源下載地址：https://download.dokuwiki.org

8.Notion

Notion是前些年在國內外都非常流行的管理工具，同時適用於個人以及團隊協作使用（最近國內有個類似產品Flowus也比較火）。

由於其獨特和靈活的使用方式，它很適合作為知識管理軟體。和傳統的筆記軟體不同，Notion採用了模塊化的設計，每個段落都是一個獨立的區塊，可以自由拖拽和布局，而且區塊還可以設置為各種類型，包括標題、待辦、列表、引用、圖片、視頻等，甚至還提供了第三方嵌入功能，你可以在其中加入網頁片段、代碼、思維導圖、流程圖等模塊，創建內容豐富的文檔。你可以認為它是一個工具集合，能夠同時滿足任務管理、進度管理、文檔協作、知識庫、項目計劃等等。

軟體缺點：

• 網路問題，受中國各地區復雜的網路情況影響，某些地區訪問Notion及其緩慢，當內容中包含大量圖片時，體驗將變得很糟糕，只能自己尋找合適的手段解決；

• 豐富的功能必然的帶來了較高的上手門檻，如果你只是想找一個單純的知識庫，那它可能並不適合；

• 離線模式不支持，Notion目前所有的內容基於在線web訪問的方式，當瀏覽器緩存內容被清除後，意味著你每次訪問頁面都將需要進行新的載入，當你某個頁麵包含大量的數據時，等候時間將會很長，長達5-15秒（受網路速度影響），不過官方承諾將在後續版本支持離線模式。

• 中文搜索和分詞及其糟糕，這個問題在2020年2月更新已得到解決，新的搜索機制對中文的兼容已非常良好，並且支持過濾。

• 沒有標簽體系，無法達到Onenote的標簽快速查找的功能，Onenote可以為某一行文本設置某類標記，然後通過查找標記進行快速查找，在Notion不支持標記，只能通過自己的手動編輯某類特殊的文本，然後通過搜索功能勉強實現標記功能；

9.docsify

免費開源，輕量級文檔網站，界面簡潔優雅，目前很多開源項目的文檔都選用這個系統搭建，這里需要注意的是這個是單文檔，不是那種大型wiki系統。

官網：https://docsify.js.org/#/

10.堅果雲

堅果雲一款提供雲存儲服務的工具，不同於樹狀結構的文檔管理結構，它所提供的是文件夾類型的知識庫管理方式。其優點就在於除了文檔內容還能夠對幾乎所有類型的知識成果進行管理沉澱，比如特別適合視頻、音頻等知識管理。

堅果雲分為面向個人和企業兩種，可以幫助人們隨時隨地用任何設備快速訪問文件，功能包括文件自動同步、文件共享、文件搜索、照片視頻自動備份等，可應用於汽車、能源、金融、建築等行業。

官網：https://www.jianguoyun.com/

Ⅲ 知識管理的特點

知識管理的四個基本特點

王德祿

知識管理是一個內涵及其豐富的管理領域，不僅管理對象多樣化，而且管理角度也是多面的。我們綜合以上學者的定義，總結出知識管理的四個基本特點：

第一，知識管理是基於對「知識具有價值、知識能夠創造價值」的認識而產生的，其目的是通過知識的更有效利用來提高個人或組織創造價值的能力。知識管理的基礎活動是對知識的識別、獲取、開發、分解、使用和存儲。特定的知識管理活動需要投入金錢與勞動力，這些活動包括：第一，知識的獲得，即創建文件並把文件輸入電腦系統；第二，通過編選、組合和整理，給知識增添價值；第三，開發知識分類方法，並標示對知識的新貢獻的特點；第四，發展信息技術基礎，實行知識分配；第五，就知識的創造、分離和利用對雇員進行教育。

第二，對於企業而言，知識管理是一種全新的經營管理模式，其出發點是將知識視為企業最重要的戰略資源，把最大限度地掌握和利用知識作為提高企業競爭力的關鍵。知識管理把存在於企業中的人力資源的不同方面和信息技術、市場分析乃至企業的經營戰略等協調統一起來，共同為企業的發展服務，創造整體大於局部之和的效果。

第三，知識管理不僅是最新的管理方式，而且代表了理解和探索知識在管理和工作中的作用的新發展，這種理解和探索的方式更加有機、全面。當企業面對日益增長著的非連續性的環境變化時，知識管理是針對組織的適應性、組織的生存及組織的能力等重要方面的一種迎合性措施。本質上，它嵌涵了組織的發展進程，並尋求將信息技術所提供的對數據和信息的處理能力以及人的發明和創新能力這兩者進行有機的結合。個人和組織要適應現代經濟日益復雜多變的環境，知識管理是真正的向導。

第四，知識管理產生的根本原因是科技進步在社會經濟中的作用日益增大。隨著知識經濟的到來，知識管理將遍及社會各個領域，它將使大到一國、小到企業、機構和個人擺脫傳統資源或資本的限制，獲得新的競爭優勢，因而具有強大的生命力和廣闊的發展前途。

Ⅳ 文件管理方式的管理方法

有很多理由讓我們好好地利用「我的文檔」，它能方便地在桌面上、開始菜單、資源管理器、保存/打開窗口中找到，有利於我們方便而快捷地打開、保存文件。我們可以利用「我的文檔」中已有的目錄，也可以創建自己的目錄，將經常需要訪問的文件存儲在這里。至於「我的文檔」存儲在C盤，在重裝系統時可能會誤刪除的問題，可以在非系統盤建立一個目錄，然後右擊桌面上的「我的文檔」，選擇「屬性」。在彈出的「我的文檔 屬性」窗口中，單擊目標文件夾下的「移動」按鈕，然後在新的窗口中指定我們剛創建的文件夾。重裝系統後再次執行以上操作，再重新指向此文件夾即可，即安全又便捷。
小提示
如果你使用Windows 2000/XP，則移動「我的文檔」文件夾時，其下的所有文件會自動移過去，但如果你使用Windows 9x，則需要手工將C:My Documents下的所有文件手工移到新指定的文件夾中，否則可能會丟失數據。 文件夾是文件管理系統的骨架，對文件管理來說至關重要。建立適合自己的文件夾結構，需要首先對自己接觸到的各種信息、工作和生活內容進行歸納分析。每個人的工作和生活有所不同，接受的信息也會有很大差異，因此分析自己的信息類別是建立結構的前提。比如，有相當多的IT自由撰稿人和編輯就是以軟體、硬體的類別建立文件夾;而很多老師，就是以自己的工作內容比如教學工作、班主任工作建立文件夾。
同類的文件名字可用相同字母前綴的文件來命名，同類的文件最好存儲在同一目錄，如圖片目錄用image，多媒體目錄用media，文檔用doc等等，簡潔易懂，一目瞭然，而且方便用一個軟體打開。這樣，當我們想要找到一個文件時，能立刻想到它可能保存的地方。 為文件和文件夾取一個好名字至關重要，但什麼是好名字，卻沒有固定的含義，以最短的詞句描述此文件夾類別和作用，能讓你自己不需要打開就能記起文件的大概內容，能就是好的名稱。要為電腦中所有的文件和文件夾使用統一的命名規則，這些規則需要我們自己來制訂。最開始使用這些規則時，肯定不會像往常一樣隨便輸入幾個字那樣輕松，但一旦你體會到了規則命名方便查看和檢索的好處時，相信你會堅持不懈地執行下去。
另外，從排序的角度上來說，我們常用的文件夾或文件在起名時，可以加一些特殊的標示符，讓他們排在前面。比如當某一個文件夾或文件相比於同一級別的來說，要訪問次數多得多時，筆者就會在此名字前加上一個「1」或「★」，這可以使這些文件和文件夾排列在同目錄下所有文件的最前面，而相對次要但也經常訪問的，就可以加上「2」或「★★」，以此類推。
此外，文件名要力求簡短，雖然Windows已經支持長文件名了，但長文件名也會給我們的識別、瀏覽帶來混亂。 如果一年前的文件還和你現在正要處理的文件擺在一起，如果幾個月前的郵件還和新郵件放在一塊，那你將會很難一眼找到你想要的東西。及時地處理過期的文件，備份該備份的，刪除不需要的，是一個良好的習慣。以老師為例，上學期教授課程的教案與資料，本學期使用的頻率會非常小，所以應當專門將到存放後另一個級別較低的文件夾中，甚至於刻錄到光碟中。而並本學期的一些文檔，因為要經常訪問，最好放置在「我的文檔」中以方便時時訪問。對於老師來說，一個學期就是一個周期，過一個周期，就相應地處理本周期的文件夾。對於其他行業的人來說，也有不同的周期，我們要根據自己的實際工作和生活需要對文件夾、文件進行歸檔。
小提示
為了數據安全，及時備份是必需要的，有關備份請參見本期《把復雜的備份變簡單》，及時備份文件並刪除不需要再使用的文件。 建立完善的結構、規范化地命名、周期性地歸檔，這就是我們要做的。這並不復雜的操作卻能大大提高我們的工作效率，節省我們已經很有限的時間。
如果你現在就開始，那請首先拿出一張紙，明了你的信息類別，明確准備創建的文件夾個數與位置，還有為重要的文件夾制訂文件命名規則及歸檔規則。然後按此規則將電腦中已經存在的大量信息進行移動、更名、刪除等操作，而且要在以後操作中克服自己的陋習。
也許開頭會很難，也許規則會很繁瑣，但相信過不了多久，你就已經習慣於看到井井有條的文件與文件夾，並享受高效管理帶來的快樂了。